أصبح الترتيب واختيار الفعاليات فنا وعلما متقدما ويتطور باستمرار ، وتستهدف ورش العمل المقامة لهذا الغرض ، تدريب وتأهيل الكوادر المشاركة في هذه الفعاليات ودراسة كافة التفاصيل المرتبطة بزائر الفعالية منذ لحظة خروجه من منزله حتى وصوله للفعالية وبرنامج الزيارة، وذلك رغبة في اثراء تجربة الزائر، ومهارات التعامل مع الزائر، ومفهوم وأهمية وتسهيل الزيارة ، والمتعة التي يجب أن يشعر بها زائر الفعالية ، وهذا يتطلب باستمرار تطوير وصقل الكوادر المكلفة بإدارة الفعالية ودور المستشار المسئول عن الفعالية في إثراء التجربة، وتطوير قدرات ومهارات منفذي الفعاليات، وتنمية مهارات كل كادر مرتبط بالفعالية، ورفع مستوى جودة عناصر الضيافة، وتطوير مهارات العاملين على خدمة الزائر، بالإضافة إلى منهجية التأثير، وسهولة التنفيذ ، وصولاً إلى توفير لغة مشتركة للارتقاء بمستوى الخدمات المقدمة للزائر ويدخل في ذلك المواصلات والكهرباء والطاقة وحتى تحريك القادمين عبر المطارات الداخلية، حيث أن إثراء تجربة الزيارة تعتبر منظومة توعوية شاملة وفي نفس الوقت تدعم الاقتصاد الوطني بقيم مضافة.
لهذا اتجه الكثير لهذه الصناعة باندفاع وطاقة، بحيث تكون الريادة في هذا القطاع بعدم تكرار تجارب ناجحة لكن بخلق الجديد والإبداع في الأفكار التي تجعل تجربة الزيارة ممتعه وملهمة للجميع ، فإذا استمتع الحضور بالفعالية ووجدوا التفاعل مناسب، فلن يشعروا بالملل وسينجذبوا بروح عالية لهدف الفعالية سواء الحث على شيء إيجابي أو الابتعاد عن شيء ضار، وبعد ذلك ستصنع الفعالية في عقولهم صور ذهنية إيجابية تصنع لهم ذكريات محفزة.
ومن أهم العوامل التي يجب أخذها بعين الاعتبار قبل البدء في أي مشروع هي تصميم تجربة للزائر عند دخوله لأية فعالية تجعله يشعر بتجربة فريدة صُنعت له خصيصاً، والتي يعتمد عليها نجاح رضاه ورغبته بتكرار هذه التجربة التي ستبقى مخلدة بسعادة في ذهنه.
باختصار تجربة الزائر «ليست مجرد لحظة من الزمن» إنها مجموعة ديناميكية من المشاعر والأحاسيس التي تنشأ في موقف معين، تتمحور في خلق مجموعة من المشاعر في مواقف معينة والإنطباع الذي يترك في داخلهم نتيجةً لقضائهم وقتا ممتعا، والمفترض حاليا أنه لكل فعالية تطبيق خاص بها، وهو أحد أفضل الأفكار التي يتم تطبيقها لتسهيل تجربة الزوار وليتمكن كل زائر سؤال التطبيق عن أية معلومة. كما يمكنه السؤال عن تفاصيل الفعالية المتواجدة بسهولة والعثور على ساعات عملها، ومواعيد العرض، وأوقات الانتظار، وطلب الطعام وحجز مقاعد ان كانت الفعالية تحتاج الى حجز تذاكر للدخول.
