تطالب الوزارات والإدارات وكثير من الجهات في القطاعين العام والخاص من فروعها وبعض موظفيها المعنيين كتابة التقارير الدورية كجزء من المهام المطلوبة ضمن واجبات العمل الرسمي .
والتقرير كما يعلم الجميع يعد مستندا كتابيا يظهر الحقائق في محيط العمل بهدف نقل المعلومات ويعتبر أيضا وسيلة لتقديم التوصيات والمقترحات والأفكار الجديدة ، التي قد تساهم في تطوير العمل بمعالجة الأخطاء وتصحيح بعض الجوانب أو إحداث التغييرات في الإجراءات غير العملية .
حيث تبرز أهمية كتابة التقارير في الميدان الوظيفي باعتبارها وسيلة اتصال -داخل تلك المؤسسات- ومصدرا من مصادر المعلومات الدقيقة وأداة مراقبة وتقييم للأعمال المحددة في الخطط المعدة .
وكذلك تعتبر مؤشرا صادقا لتحديد رغبات ووجهات نظر العاملين . كما تظل وسيلة لرصد المنجزات ومراقبة الأداء . وبالتالي فهي تعين في تقديم صورة واضحة عن سير العمل ومدى نجاحه أو تعثره وفشله . كما تمكن أصحاب القرار من اتخاذ الإجراءات وفق ما توفر من معلومات .
والتقارير لها خصائصها في الكتابة المختصرة والمركزة وطريقة التناول بكل دقة وموضوعية مع وضوح الهدف .
حيث تختلف أنواع التقارير بحسب الفترة والمحتوى ، فمنها الوصفية والإخبارية والتحليلية والإحصائية والإدارية والتخصصية … وغيرها .
ورغم أهميتها فإن بعض الجهات لا تهتم بها ولا تطالب فروعها بإعدادها !
والملاحظة الثانية هي إهمال ما يصلها من تقارير وعدم الاطلاع عليها وينتهي بها الأمر إلى الحفظ داخل الملفات وكأن ذلك هو الهدف منها دون معرفة محتواها وما تضمنته من معلومات ومقترحات في ظل إدارات رتيبة ومعطلة .
والمشكلة الأدهى أن تصل لمن هم أقل مستوى ممن قاموا بإعدادها فلا يتم استيعاب مضامينها فتضيع قيمتها عندما لا يتم التعامل مع ورد فيها من ملاحظات جوهرية .
ولأهميتها كواحدة من أدوات تطوير العمل في أي قطاع فإنه يحسن التدريب على إعداد التقارير حسب النوع لتفعيل الأداء بصورة جيدة وللاستفادة من جميع المعطيات . والمطالبة بها دورياً أو سنوياً حسب حجم ونوع العمل .
كما يفضل أن تكون هناك لجان مصغرة في تلك الجهات للاطلاع على جميع التقارير الواردة من الفروع وجمع وتحليل معلوماتها بشكل دقيق لاتخاذ الخطوات الإجرائية على ضوئها باعتبارها إحدى محركات العمل .
